如何减少企业内跨部门的"扯皮"现象（2013

如何减少企业内跨部门的"扯皮"现象（2013

有调查数据显示,在公司里,员工和中级主管花在内部沟通的时间大约占其工作时间的40%-50%,而对于高层主管,这个比率会更高.很多人会发现,同一个部门的人沟通起来往往比较顺畅,一旦跨部门,有时候会出现"扯皮"现象.本期精英会,泉州市职业经理人协会邀请到业内人士徐煜、邻家女孩副总经理陈志文、业内资深营销专家苏静、功夫动漫副总裁袁霞、三好茶博汇总经理王永森、乐登户外集团董事长助理韩思练、虎都副总经理詹伟峰,就"如何减少企业内跨部门的‘扯皮’现象"的主题,从机制的建立到沟通的技巧等进行了探讨. 观点一 沟通机制匹配企业规模 徐煜认为,横向沟通不顺畅,是企业文化的问题."闽南的企业文化本身比较草根,早期的管理体制都不是太完善,很多企业都会遇到横向沟通的问题,这是本身内部机制造成的,可以通过内部机制的改革来提高沟通的效率." 苏静也认为,闽南企业的文化基础是很薄弱的."早期的企业基本上是扁平化管理,所有的部门都只听令于老板的,在企业成长壮大之后,组织架构开始纵向发展了,但老板的惯性思维还是让他习惯直接发号施令,结果造成‘制度的制定者就是制度最大的破坏者’,严重影响了企业机制的规范运行,造成管理体系的作用被削弱." "要从管理机制上减少‘扯皮’现象,首先是领导者要有决心."苏静说,企业主要有决心实现从"人治"到"法治"的转变,应该学会合理取舍,才能够促成企业的健康发展,实现规范化管理."虽然‘人治’更有时效,但那是适合小公司,企业发展壮大后,对大的模式就应该套进来,并且通过合理设置,让整个机制运行起来既规范又有效率.扁平化管理未必不好,金字塔结构也不一定不行,关键还是看适不适合企业当前的发展."她说. "鞋服企业总体来说更讲究快速反应,今天出现的情况明天就需要有结果,所以扁平化管理的情况更多."徐煜说,在机械行业,严谨的流程决定品质,所以横向管理更多.但是他认为,沟通机制是要随着企业的发展规模与时俱进的,企业大了之后要改革结构,变革体制,没有横向沟通是不行的. 观点二 灵活处理空间不可或缺 王永森认为企业要解决常规性的事务,建立沟通系统是必须的,而且必须做好基本功,让跨部门做常规事务的时候都按照流程走."但是,什么都按流程来的话,有时是会影响效率的.所以在我们公司,有几个‘为先’的情况是可以灵活处理的."他介绍说,第一是"客户为先",如果是在办一件事情的时候涉及客户利益,那么可以灵活处理,先解决客户的问题再来完成内部的流程;第二是"以他人为先",就是要求先满足其他部门的要求;第三是"以流程为先",只要有关事务是公司已经制订了相应流程的,就按照流程走,不能互相推诿,必须有"责任人". "我们执行总负责人制度,比如市场部负责一个产品促销活动,那么市场部必须负责通知仓库发货到门店,监管门店是否收到货、是否张贴了海报、是否做了活动等等,在这些事务中,市场部都是总负责人,一旦在某个环节出了问题,都是先找总负责人.所有的流程都必须形成一个制度支撑,要有激励也要有处罚."王永森说,在制定流程的时候就必须让所有涉及的部门都参与进来,几个部门自己提出游戏规则,把游戏规则明确了,自家的事情就要自己做好. 观点三 善用管理工具增强沟通 陈志文认为,制度的不健全、不完善,容易导致部门之间的"扯皮"现象."要减少跨部门沟通不畅的问题,就应该先从制度上着手去改进."他说,其次要建立合理的流程,让沟通更为顺畅. "有的企业,制度上比较完善,流程也设定合理,但‘空降兵’不少,没有通过企业文化的建立过程让大家融为一体,难免就出现了沟通不畅的问题."他说,"文化是第三关键的因素,最后才是沟通的工具.日会、周会、月会、半年总结会等等这些都是日常沟通解决问题的工具.只要有合理有效的沟通工具,浪费在沟通的时间上就会减少." 韩思练说,他在沟通方面曾经历过"冰火两重天"."以前我在上市的央企里工作,会议很多,基本一天一个会,后来到闽南民营企业任职,发现老板一点都不喜欢开会,结果要跨部门沟通,没有一个平台.后来我就慢慢改变老板的观念,渐渐地老板也习惯了适当地开会来解决沟通的问题."他认为,会议有时候就是沟通的有效工具,"把不同部门的人召集起来,在会上分清楚每个部门该做什么、需要其他部门的做什么配合,明确好各自的职责权利." 徐煜认为,跨部门沟通的时候,关键是要明确"第一责任人"."一旦一个项目出了情况,要进行源头追踪,看看源头责任人是谁.有了沟通工具,就有必要对执行的情况进行追踪反馈."他说. 观点四 适当采用"茶话会"形式 袁霞有过多年在外企任职的经历,她认为有了沟通的有效性,还需要有执行力."外企的工作计划非常强,系统性也很强,制度、流程都定好了,80%的参会人员都是固定的,计划很快能够得到执行.但是在民企,很多时候人浮于事,要么老板自己拍板了一件事,负责的人执行不到位,要么已经在会议上沟通好了的事,因为两个部门之间的执行人之间有嫌隙,老是执行不到位等等."她说,公司的制度也要能够执行下去,才可以保证沟通顺畅,"民企很多时候办事,是对人不对事的.所以在管理上,还需要80%做人,20%做事." 诺奇总经办主任张爱玲也很认同"做人很重要"."有时候对人的不认可,就变成了对事的不认可,结果就让一件事情难以得到执行."她认为,搭建一个人与人沟通的平台很重要."每天上班的半个小时内,公司的几个核心管理层先开个茶话会,进行一下情感交流,这也是一个沟通的平台.部门的管理者关系融洽了,平时的合作与沟通也就会更加顺畅.最怕的就是各个部门闭门造车,互相不交流不沟通,这样就很容易造成跨部门的沟通问题." 在有了内部沟通机制流程后,张爱玲认为有时候开会之前进行一些"一对一的沟通",也能让事情事半功倍."先和相关的负责人进行面对面交流,明确一下工作流程,或者提出自己的一些要求,提前获得支持,这些都能够避免在工作确定之后再来推诿责任的情况." 观点五 务虚务实相结合 "老板营造的氛围,决定了沟通的基础."詹伟峰认为,不同境界的老板决定了企业沟通氛围,老板的理念开不开放,是跨部门协调多不多、氛围营造度好不好的关键. 他认为,老板在协调跨部门的沟通问题上,应该有两个层次."一是在战略层面上引导大家多交流,也就是务虚会,不涉及太多利益问题,可以在一个相对封闭、宽松的环境下,大家谈谈企业愿景、使命等等,这样也让管理人员处于一个交流的平台,促进感情交流.二是务实的会议,可以靠机制、靠绩效推行,让大家不做不行,在涉及一些指标探讨的时候可以实行会议前沟通的原则." 与会人士还认为,沟通的流程还必须时常梳理,让其更加符合公司的发展情况."对于那些经常